Innovare la meeting industry con gli eventi virtuali: una soluzione alla portata di tutti

Il trend in Italia è destinato a cambiare, seppur lentamente, nella direzione di un adeguamento alle nuove tecnologie che consentono agli utenti di scambiare informazioni, contenuti, di ritrovarsi in luoghi virtuali, creare nuove opportunità commerciali, ecc. Chi sceglie in qualità di organizzatore di eventi aziendali, di conferenze o di fiere di spostare tutto o parte del proprio budget verso una versione “virtuale” dell’evento o della fiera stessa, lo fa principalmente per incrementare i margini di guadagno, riducendo i costi organizzativi o aumentando le revenue facendo pagare una fee di ingresso all’evento stesso (sponsor, vendita degli stand, funzionalità avanzate).

 

Chi sceglie di cambiare paradigma nella gestione del business legato agli eventi lo fa perchè rimane l’ultima chance per un settore molto spesso miope o incapace di evolversi verso nuovi scenari e nuove pratiche in grado di creare valore vero per i clienti, un valore diverso e che convinca i potenziali clienti a destinare parte del budget per la comunicazione aziendale a conferenze o ad eventi di formazione.

 

E’ vero, adesso mi obietterai che solo i grandi, le grosse agenzie di eventi, i gruppi editoriali e non, promotori di fiere di settore possono stare al passo con i cambiamenti perchè dispongono degli investimenti necessari ad inventarsi nuovi servizi, ma anche per i piccoli il valore della consulenza nella meeting industry rimane fondamentale: come piccole agenzie o consulenti possiamo collaborare per i grandi player grazie a competenze molto specifiche in ambito tecnologico oppure cominciando a creare sul web un seguito di clienti, di appassionati dei servizi che offri, più semplicemente inziando a creare la tua community.  

 

L’errore da evitare è quello di concepire il servizio per il nostro cliente senza capire le sue reali necessità e tradurre quelle stesse esigenze in quello che il cliente vuole. Tieni a mente ciò che Mark Zuckerberg, fondatore di Facebook, ha detto una volta: “Le comunità già esistono, il nostro compito è quello di aiutare gli utenti di quelle comunità a fare ciò che realmente vogliono fare”.

 

Es.: Se devo realizzare una fiera virtuale della bioedilizia, non penserò a rivendere al cliente, ente promotore della rassegna, la piattaforma con mille e più funzionalità se prima non so cosa realmente occorre alla sua community, composta di costruttori edili, rivenditori di materiali per l’edilizia sostenibile, studi di architettura ed ingegneria, tutti soggetti potenziali espositori per la fiera, per non parlare dei buyer. La prima cosa che farò è collaborare con l’ente promotore chiedendo loro di studiare i comportamenti e le preferenze dei potenziali clienti in modo da elaborare un piano organizzativo dell’evento, il più efficace e coerente possibile. 

 

Se dalle mie indagini, risulta che molti potenziali espositori preferiscono avere uno spazio per fare presentazioni, webinar, ecc, dovrò prediligire una piattaforma scalabile che abbia al suo interno un modulo per fare presentazioni a distanza e così via, togliendo quelle che sono le funzionalità poco importanti con un impatto positivo sul preventivo di spesa per il cliente.