Martedi, 31 Agosto 2010 - Categorie Approfondimenti Tags Convention, Fiere, Formazione, Guide, PCO, Web
From Conference to Conferencing
Guida introduttiva agli eventi virtuali nella meeting industry
Di fronte all'ascesa del web, dei nuovi media ed alla capacità scientifica di questi strumenti di misurare il ritorno sugli investimenti in comunicazione (numero di visitatori al sito internet, durata media di permanenza, conversioni in termini di iscrizioni alla newsletter o acquisto di servizi e contenuti), le aziende hanno via via spostato i budget dagli eventi fisici a forme nuove di comunicazione con una forte componente di information technology.
In una società come quella odierna fortemente votata allo scambio di informazioni e conoscenze, all'opportunità di interagire grazie a tecnologie di archiviazione dati online piuttosto che di ingegneria sociale e di creazione semplice dei contenuti (quello che tutti noi conosciamo come web 2.0) sono ormai maturi i tempi per riconsiderare il paradigma degli eventi alla luce di questi fattori.
Ho volutamente parlato di conferencing e non di eventi perchè credo non sia più possibile parlare di conferenze e meeting senza considerare l'idea di estenderne i benefici nel tempo.
Per le agenzie di comunicazione e PCO si fa sempre più incombente la necessità di approfondire conoscenze e sviluppare competenze nel campo delle tecnologie per eventi virtuali e web conferencing.
Qualcuno leggendo questo articolo potrebbe pensare: “...Beh, ci sono agenzie che usano costantemente piattaforme online per gestire conferenze e seminari a distanza, qual è la novità?..”
Credo che:
- Il raggio d'azione va allargato a favore di quelle soluzioni i cui benefici possano essere misurati in modo scientifico e “toccati con mano” da parte dei clienti
- La varietà delle soluzioni offerte consente ai PCO di superare la vulgata popolare dell'organizzatore di eventi come mixer di servizi tradizionali (location, catering, ufficio stampa, agenzia viaggi, hostess, tecnologie) ed approdare ad un concetto di Meeting Designer o Consulente strategico.
- Gli eventi virtuali possono diventare grandi incubatori di esperienze su cui costruire un business durevole e sostenibile
- Si considera l’evento virtuale di secondaria importanza e non qualcosa di organico alla meeting industry
- Mancano format nuovi per gli eventi che possano calamitare l’attenzione dei partecipanti, alimentarne l’entusiasmo, in parole semplici costruire l’engagement
- Non è fantascienza pensare che un’agenzia di eventi possa creare il proprio business esclusivamente su eventi virtuali
- Parliamo di eventi in cui le tecnologie utilizzate hanno un numero maggiore di funzionalità rispetto ai sistemi di web conferencing tradizionali
Perchè ripensare il paradigma degli eventi?
Chi partecipa ad un evento, non importa se cliente, forza commerciale, medico, partner, persona qualsiasi vuole
- imparare qualcosa (apprendimento)
- divertirsi (elemento ludico)
- contribuire allo sviluppo ed alla riuscita dell'evento stesso (partecipazione)
con la possibilità di usufruire dei servizi, beneficiare dei contenuti illustrati, svilupparli ed immetterli in un loop virtuoso che si autoalimenta all'infinito o per lo meno nei tempi che intercorrono tra un evento e il successivo.
Di non solo Social Network
Se parliamo di modelli ibridi di eventi, il primo pensiero va all'integrazione di social network come Facebook, Twitter, Ning per favorire l'azione tra tutti i partecipanti, lo scambio di impressioni, commenti volti a migliorare l'efficacia dell'evento.
La retorica sempre ricorrente del social networking a tutti i costi si sta lentamente esaurendo a favore di una più proficua integrazione degli eventi virtuali con quelli fisici o di webinar pre-evento, cioè seminari online preparativi all'evento, volti a creare valore, suscitare interesse tra i partecipanti, per lo più nei casi in cui gli stessi pagano un ticket per garantirsi la presenza all'evento.
Queste le feature presenti nelle piattaforme per eventi virtuali:
- stand virtuali per l'azienda e per la presentazione di servizi/prodotti/novità
- instant messaging per il dialogo con i partecipanti
- blog e forum (spazio di condivisione delle idee, Q&A)
- video conferencing
- comunicazioni via mail e scambio di biglietti da visita
- gruppi privati e targettizzati per interesse, profilo, ecc
- contenuti live e on-demand (whitepaper, webcast, presentazioni)
L'adozione di soluzioni per creare eventi virtuali a se stanti o complementari all'evento fisico può offire notevoli vantaggi:
- riduzione dell'impatto ambientale
- diminuzione delle spese per i viaggi d'affari
- maggiore interattività tra azienda e partecipante
- realizzazione di un più elevato numero di eventi senza dover affrontare i costi di organizzazione di un evento tradizionale
- possibilità di monetizzare i momenti di contatto con il partecipante
- capacità di misurare il ritorno sugli investimenti grazie alle metriche per visitatore come
- azienda
- settore
- interessi
- numero di visite allo stand virtuali
- conversazioni tenute con il personale aziendale
- contenuti visualizzati e/o scaricati
Breve sguardo alle piattaforme selezionate
Le piattaforme più comunemente usate per creare eventi virtuali sonoON24
INXPO
VirtualEvents365
http://www.virtualevents365.com
Account Twitter VirtualEvents365
Pagina Facebook VirtualEvents365
Come monetizzare gli eventi virtuali
Il mercato degli eventi virtuali sta crescendo in modo rapido, soprattutto grazie ad un graduale abbassamento dei costi ed un conseguente aumento dell'utenza da parte delle società di eventi.Un'altra modalità per generare nuove entrate è l'accesso esclusivo per gli espositori a gruppi di buyer in cambio di una fee oppure l'integrazione di servizi come la pubblicazione di comunicati stampa, l'accesso in mobilità allo stand.
Fino ad oggi gli organizzatori di eventi hanno generato profitti grazie al mark-up sulla soluzione costruita sull'integrazione di più servizi oppure, come nel caso di fiere di settore, dalla vendita di stand agli espositori e di benefici in termini di visibilità per gli sponsor.
Le piattaforme per eventi virtuali, oltre ad offrire nuove opportunità di guadagno per gli organizzatori di eventi, grazie alla vendita degli stand e delle sponsorship per i clienti, consentono di strutturare servizi di base gratis per i partecipanti e servizi premium, cioè a pagamento, come nell'ambito della rivendita di contenuti specialistici (webinar ad alto valore aggiunto) o di certificazioni professionali.
Occorre precisare che l'adozione di tali tecnologie è ancora abbastanza costoso, con un vantaggio per poche agenzie di eventi, specialmente quelle grandi con i budget necessari per sperimentare nuove soluzioni.
L'Autore
Gianluca Abbadessa
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