Il project management negli eventi

Il Project Manager è il responsabile unico della valutazione, pianificazione, realizzazione e controllo di un progetto.
Tale figura può essere un rappresentante del committente o della società/organizzazione incaricata di realizzare il progetto (in diversi casi ne esiste uno per parte, ciascuno con responsabilità di progetto verso la propria parte).
Il suo obiettivo essenziale è quello di assicurare il rispetto del budget, dei tempi e della qualità concordati e soprattutto il raggiungimento della soddisfazione del committente.
A prescindere dal campo di realizzazione del progetto, un bravo project manager deve essere abile a interpretare gli obiettivi reali del progetto dal suo inizio sino alla fine, assicurandosi che la vision del committente venga realizzata secondo le sue aspettative.
I compiti che deve svolgere per il successo del progetto si possono dividere in due aree principali:
•    area operativa, legata alle metodologie, agli strumenti e alle tecniche di lavoro per realizzare al meglio gli obiettivi del progetto;
•    area relazionale, concernente le dinamiche interpersonali e di comunicazione.
Il ruolo del project manager richiede ottime competenze organizzative e metodologiche, ma non necessariamente una profonda conoscenza dei dettagli tecnici del progetto di cui è responsabile; sono necessarie alla riuscita del progetto solo le competenze tecniche utili ad una organizzazione efficace delle risorse.
La formazione del project manager richiede, oltre che un'esperienza sul campo, anche uno studio approfondito delle tecniche di project management, di problem solving, spiccate caratteristiche di leadership, un'ottima capacità di comunicazione.
Inoltre, e non per ultimo, ha un ruolo strategico determinante perché deve provvedere ad incoraggiare il team a rimanere concentrato sul perfezionamento del progetto.

Nel panorama della comunicazione d’impresa, sempre più proiettata a modalità di interazione totale con il cliente, l’evento è lo strumento ideale per una comunicazione aggregante e allo stesso tempo selettiva, multidimensionale e multicanale, in grado di raggiungere i target delineati.
L’evento in tutte le sue varianti è quindi oggi un irrinunciabile strumento per soddisfare le esigenze di un’impresa che voglia comunicare la propria filosofia, i propri prodotti o servizi.
Il project management negli eventi deve essere focalizzato sul concetto di “evento” e sul suo valore quale strumento ideale di cui si serve l’azienda per entrare in contatto diretto ed emotivamente coinvolgente con il proprio target di riferimento e per sviluppare strategie di brand building.
Come Promoarch riteniamo che per gestire al meglio il suo ruolo, il project manager deve possedere una serie di conoscenze tecniche e gestionali che coprono sia le aree operative, sia quelle relazionali e l’autorità, riconosciutagli dall’azienda, per gestire il progetto.
Il project manager deve essere, prima di tutto, un buon negoziatore, in grado di sedersi al tavolo delle trattative con una pianificazione articolata, completa di diverse ipotesi operative; deve quindi, utilizzare le proprie doti e conoscenze di comunicazione, definizione delle attività, valutazione, programmazione  gestione del rischio, per presentare ed offrire possibili alternative.
Deve saper ricercare e proporre soluzioni vincenti per ottenere il budget necessario e una tabella di marcia che gli permettano di portare a buon fine il progetto, lavorando in condizioni realistiche.
Anche la capacità di relazionarsi con una squadra di lavoro è basilare: saper adottare un approccio amichevole e diplomatico con i propri collaboratori e dipendenti senza, tuttavia, dimenticare che l’autonomia della squadra è molto importante, ma non esclude, anzi richiede, una metodica e puntuale supervisione dei progressi.
Deve, quindi, essere presente ed intervenire sia quando il lavoro procede al meglio, sia quando ci sono problemi da risolvere.
Per un’equilibrata gestione del team, il Project Manager non deve mai perdere in credibilità ed essere mentalmente flessibile per capire quando il progetto va ripianificato o riadattato alla situazione contingente.

Tra gli eventi organizzati dalla Vostra agenzia spicca  l’ organizzazione a Roma della presentazione mondiale per la stampa di un nuovo modello di automobile Mazda. Quale è stata l’idea vincente che avete proposto?

La nostra idea vincente è nata dalla consapevolezza di contare  su una struttura in grado di risolvere, con sicurezza e determinazione, ogni aspetto che questo evento comportava, operando in modo non solo altamente professionale, ma anche flessibile, immediato e creativo.
In grado cioè, di fornire tutte le soluzioni “chiavi in mano” per trasformare l’ evento in un evento ben riuscito, ed anche, all’occasione, di trasformarlo in un momento unico.
Nell’organizzare l’evento di Mazda ci siamo posti come sempre i tre paradigmi della nostra filosofia.
Usare l’effetto dell’emozione che nasce dalla tecnologia (cioè dall’innovazione) ma anche dalla fantasia (cioè dall’originalità).
In quella particolare occasione  abbiamo sperimentato come una buona organizzazione diviene un fondamentale asse portante di tutti gli aspetti operativi: meccanismi efficienti, gestione ottimizzata dei budget, impeccabilità del servizio.
Per tali motivi la Promoarch si è affermata poi con queste caratteristiche nel tempo ed è riuscita a divenire partner di uno dei grandi player del mercato degli eventi come la Triumph.

Avete organizzato eventi simili sia nel territorio Italiano che all’estero. Dal punto di vista della dinamica organizzativa che differenze avete riscontrato? Dove il nostro paese è carente o al contrario vincente?

In Promoarch ci riteniamo un team di professionisti, che con il loro intuito, talento, creatività e profonda conoscenza del territorio, siamo in grado di fornire un ottimo servizio per l'organizzazione di eventi in Italia.
Questo perché siamo convinti che chi viene nel nostro Paese, e principalmente le aziende che scelgono l'Italia quale destinazione ideale e cornice suggestiva per i loro eventi, come convention, iniziative speciali e lanci di prodotto, lo colloca come uno dei più affidabili del mercato, quindi vincente sotto questo aspetto.
Riteniamo per contro carente la poca autoregolamentazione del mercato degli eventi e lo standard qualitativo di alcuni attori.

In questo contesto la mission che stiamo perseguendo è quella di anticipare e soddisfare le esigenze ed i desideri dei nostri clienti con la garanzia di un valore straordinario dell'offerta, con lo scopo di guadagnare sul mercato il riconoscimento di soggetto autorevole nel settore, grazie ad un servizio che sappia assecondare e andare incontro alle aspettative della clientela in termini di comunicazione, creatività, professionalità e ritorno dell'investimento.
Come professionista innamorata del nostro Paese ritengo l’Italia una cornice straordinaria per conquistare l'attenzione e preparare al dialogo.
Un' attenta “strategia di comunicazione” per passare un messaggio aziendale importante.
Una regia perfetta per animare l'incontro rendendolo unico, per lasciare un ricordo indelebile del successo costruito e fare affari.
Un capitale di idee e di uomini, ogni giorno impegnati nella ricerca di un'idea vincente in esclusiva!

Dove si gioca la creatività nell’organizzazione di un road show?

Per quanto ci riguarda la creatività di Promoarch  si è espressa nelle varie occasioni in tutte le property realizzate ed esposte toccando tutte le categorie merceologiche di cui ci siamo occupati.
Riteniamo sia molto importante per i diversi buyer vedere la ricchezza delle collezioni di prodotto trasversali per ogni singola property e la forza di impatto dedicata a un consumer segment; il roadshow è infatti un'occasione unica per mostrare a tutti i retailer l'offerta coordinata.
Un evento chiave pensato sia per supportare i buyer nel loro processo di selezione dei prodotti più forti da un punto di business sia per il marketing e la comunicazione, un momento che unisce le informazioni sui consumatori a quelle di prodotto e degli eventi di marketing a supporto.Esiste invece secondo lei un margine di creatività nella gestione organizzativa di un congresso medico?

Come Promoarch riteniamo che se anche gli spazi per introdurre degli elementi di creatività nel congresso medico  siano veramente  limitati , si sente la necesità di proporre un momento di forte approfondimento rispetto all’analisi degli attuali modelli applicati nella medicina.
Che sappia sviluppare attraverso il confronto e la sinergia delle conoscenze, le proposte per  le linee guida che orientino l’attività ad un nuovo approccio creativo dell’organizzazione degli eventi in sanità.

Lo spirito con cui elaborare quest’analisi deve basarsi su elementi di innovazione e creatività, nel rispetto dei principi etici e deontologici.
Ma soprattutto deve aprirsi all’ascolto e all’accoglienza, per comprendere fino in fondo e il prima possibile le ragioni del disagio e della malattia, sia nell’ambito medico che nel  vivere sociale.

“Go Green” è un trend che deve riguardare anche il settore degli eventi.
All’ estero se ne parla molto ma da noi è ancora poco sentita la questione degli eventi a basso impatto ambientale.
Quale è la Sua posizione e la Sua testimonianza professionale a riguardo?

“Pensare Verde” per Promoarch significa operare scelte strategiche di lavoro, e quindi progettare eventi che tengano conto dell’impatto ambientale che questi possono generare nel corso del loro svolgimento  e per questo preferendo anche l’utilizzo di prodotti sostenibili ed ecocompatibili.
Come società che opera nel settore degli eventi riteniamo si debba raggiungere un triplice obiettivo: porsi all’attenzione degli operatori del settore e delle istituzioni per destare la curiosità, l’interesse e il coinvolgimento dei cittadini, e confrontare le esperienze maturate nel nostro mercato per un loro continuo miglioramento.
Il sistema di tutti i nostri operatori dovrebbe  proporre in occasioni specifiche una riflessione comune sulla necessità di analizzare le diverse strategie di comunicazione integrata esistenti, per diffondere adeguatamente la cultura ambientale.
In questo senso, nell’ evento va posto l’accento sull’informazione e la comunicazione ambientale e sull’ illustrazione delle conoscenze come preludio ad una fase di crescita, quella dell’acquisizione collettiva dei contenuti ambientali.
Un passo fondamentale per dare uno slancio rilevante al raggiungimento degli obiettivi attesi dallo sviluppo sostenibile.

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Il Gruppo Triumph è un'azienda che dal 1986 si occupa dell'organizzazione di eventi di piccole e grandi dimensioni, spaziando dagli eventi istituzionali e congressuali, alle convention, ai viaggi d'incentivazione, ai meeting aziendali.
Tutti gli eventi vengono curati sinergicamente dalle società del Gruppo e possono essere gestiti in ciascuna delle nostre sedi di: Roma, Milano, Bologna Bruxelles, Shanghai e Pechino.